WATERNET – Innovatief verwerken van facturen

Project
Waternet-Amsterdam-2

Het handmatig verwerken van facturen is niet bepaald efficiënt. Als je een omgeving wilt creëren, waarin mensen snel en efficiënt kunnen werken, dan zul je zoveel mogelijk moeten digitaliseren.
Waternet heeft daarmee een flinke efficiencyslag gerealiseerd!

Meer werk, minder kosten

Waternet is een gecombineerd bedrijf, voortvloeiend uit de fusie van het Waterleidingbedrijf, de Dienst Waterleiding & Riolering Amsterdam (Gemeente Amsterdam) en daarbij ook nog de activiteiten van het Waterschap Amstel, Gooi en Vecht uitvoert.
Wanneer een dergelijke combinatie bij elkaar komt, is het zaak om even bij de les te blijven. Naast de organisatorische integratie moeten ook alle ondersteunende ICT-diensten worden afgestemd. En alles natuurlijk zonder kwaliteitsverlies.

Digitale factuurverwerking

Het verwerken van facturen is een kritische en tijdrovende bezigheid. En juist daarom een proces waar veel winst te boeken valt:

  • Veel minder invoerwerk door automatische herkenning van factuurgegevens door geavanceerde OCR
  • Overal en altijd beschikbaar en toegankelijk, ook voor andere stakeholders.
  • Sneller antwoord op vragen door direct inzicht in de status

Inzicht door digitaliseren

Marcel Schipper, coördinator crediteuren: ‘Papieren facturen zijn niet bepaald efficiënt als je een zoveel mogelijk digitale omgeving wilt creëren, waarin mensen eenvoudig bij hun informatie moeten kunnen.

Binnen de Financiële Administratie streven we naar één (digitale) werkomgeving met centrale administratie, zodat overzicht en inzicht wordt gecreëerd voor onze mensen en uiteindelijk dus ook voor onze klanten. Dat streven vloeit weer voort uit de corporate policy binnen Waternet om vanaf de organisatorische integratie in 2005 decentrale activiteiten zoveel mogelijk samen te brengen.

De fusie moest uiteindelijk een flinke efficiencyslag tot resultaat hebben. Dat realiseer je niet door alles maar decentraal te blijven doen, op de manier die je gewend was te doen.’

Innovatief bedrijf

André Zijl, Teamleider FA: ‘Waternet staat bekend als een innovatief bedrijf. Dat geldt niet alleen voor onze kernactiviteiten, dus alles wat met water te maken heeft, maar ook voor de ondersteunende diensten en systemen. Innovatief zijn betekent voor ons ook dat we innovatief zijn in onze taakuitvoering en in de organisatie. We willen dat onze medewerkers maximaal kunnen profiteren van ontwikkelingen die hun werk makkelijker maken. En tegelijkertijd doen we er alles aan om de kosten te beheersen zonder in te leveren op kwaliteit, sterker nog, altijd in te zijn voor verbetering van die kwaliteit.

Digitalisering is één van die ontwikkelingen die daaraan een forse bijdrage kan leveren. Voor ons was het dus belangrijk om een eind te maken aan die inkomende papierstroom. Papieren facturen betekent veel handmatig werk, met kans op fouten en dat geeft dan weer aanleiding tot disputen met leveranciers of klanten. Dat kan anders.’

SaaS-concept voor verwerken facturen

MagSoft, een specialist in digitale factuurverwerking, en AllSolutions hebben al langer een samenwerking. Bovendien is ORION het document processing platform van MagSoft ook al in gebruik bij de afdeling DIV van Waternet, dus dat lijntje was snel gelegd.

Schipper: ‘Maar we wilden geen standaard zogenaamde ‘on premise’ oplossing, dus hier lokaal geïnstalleerd. We zochten juist naar nog meer flexibiliteit. ORION bleek echter ook prima in een SaaS-concept te werken. Dat bleek voor onze de juiste oplossing, die goed aansluit op de verdere digitale ambities van Waternet.’

Zijl: ‘Daarmee scannen we wel hier lokaal de documenten, maar die worden dan vervolgens naar een Cloudserver gestuurd, waar de ORION Document Processing software de data van de facturen herkent en verwerkt tot voor de financiële administratie bruikbare gegevens. Die gegevens worden via een koppeling naar AllSolutions ‘terug gestuurd’.

Daarna gaan onze medewerkers verder aan de slag en zorgen voor de juiste afhandeling met goedkeuringen en uiteindelijk de betaalbaarstelling.’

Als je het snel zegt lijkt het alsof het een fluitje van een cent was. Dat was niet zo. Zijl: ‘In het begin waren er best wel aanloopproblemen, maar is dat niet het geval bij alle projecten? MagSoft heeft daar goed op gereageerd. Daarbij kwam dat we ook hier intern niet helemaal goed inspeelden op de situatie. Er speelden intern allerlei zaken tegelijkertijd en daar kwam dit traject dan nog eens bij. Het was nieuw voor alle betrokkenen en dat gaf best de nodige opstartproblemen, zeker ok het SaaS-concept.

Het is een leerproces geweest voor alle partijen en we zijn er goed uitgekomen. Het komende jaar gaan we daadwerkelijk de vruchten plukken van de inspanningen die we dit jaar hebben gedaan om het hele systeem goed in te regelen en de mensen er mee te laten werken. Want dat was best een verandering.’

De toekomst is ook helder

Voor de toekomst ziet het duo ook nog veel aanvullingen van functionaliteiten.

Schipper: ‘We willen uiteindelijk toe naar een volledig digitale verwerking van de factuurstromen, ook de geautomatiseerde matching aan de inkooporders gaan we inbouwen. Dan kunnen veel facturen die direct kloppen met de gemaakte afspraken en leveringen nagenoeg helemaal automatisch worden verwerkt. Dat zal ook een forse besparing opleveren in het verwerkingsproces.

Ook willen we na scanning direct een kopie van de originele factuur als PDF/A voor in het digitale archief opslaan in het kader van verantwoording en transparantie.’

Digitale facturen promoten

Verder worden de door de leveranciers aangeleverde PDF’s straks door MagSoft direct uit de mailbox worden opgehaald en direct digitaal verwerkt worden in ORION.

Dat aantal aangeleverde facturen in PDF- en UBL-formaat willen we uiteraard zo veel mogelijk opvoeren.
Dat gaat in 2014 in gang gezet worden met als eerste de grote leveranciers. Die zijn daar vaak al wat verder mee en we verwachten dat dat redelijk vlot op gang kan komen.

“ORION bleek echter ook prima in een SaaS-concept te werken. Dat bleek voor onze de juiste oplossing, die goed aansluit op de verdere digitale ambities van Waternet.”

Reageren is niet mogelijk.