Elektronisch factureren vanuit MS Dynamics bij Verzinkerij Meerveldhoven

Project
green-mail-button

Verzinkerij Meerveldhoven maakt serieuze stappen met digitalisering

Met Microsoft Dynamics NAV als ERP-basis zocht Verzinkerij Meerveldhoven BV een oplossing voor de (digitale) verwerking van de grote stromen papieren facturen, orders, begeleidingsdocumenten, productiebonnen die dagelijks de Verzinkerij binnen komen en weer uitgaan. Zo’n 2,5 jaar geleden al kregen de eerste plannen voor deze digitalisering enige contour, maar zoals wel vaker: de praktijk bleek weerbarstiger dan gedacht.
Samen met partner MagSoft zijn inmiddels serieuze stappen gemaakt op weg naar een volledige digitalisering.

verzinkerij

Verzinkerij Meerveldhoven BV is met circa 100 medewerkers en drie bedrijfsactiviteiten specialist in oppervlaktebehandeling en is uniek door het aanbieden van een compleet dienstenpakket. Dit pakket bestaat uit een klantgerichte order intake, de voorbehandeling van staal, het verzinken en het poedercoaten.

Verzinkerij Meerveldhoven wilde de administratieve activiteiten daar omheen efficiënter inrichten en daaruit ontstond de behoefte aan digitalisering van inkomende en uitgaande documentstromen. Dat is eenvoudig gezegd, maar heeft meer voeten in aarde gehad.

Stephen Herps, belast met onder meer de automatisering binnen Verzinkerij Meerveldhoven: ‘We hebben gekregen wat we wilden. Echter, door allerlei omstandigheden heeft het wel langer geduurd dan we op voorhand hadden ingeschat. Het is essentieel dat projectleider/consultant voortdurend bij de oplevering betrokken blijven. Dit is van groot belang voor het kennisbehoud en uiteindelijk voor de kwaliteit van de oplevering.

Soepele eerste fase

‘Dat zal bij veel andere projecten in de praktijk misschien niet veel anders zijn’, concludeert Herps, ‘maar het zette de voortgang van dit project wel onder druk.’ Terwijl de eerste fase van het project uiterst soepel verliep, haperde de machine in de tweede fase soms behoorlijk. Herps: ‘We hadden het project na een inventarisatie van de markt goed opgestart. Het ging om een integratie met ons ERP-systeem Microsoft Dynamics Navision, dat binnen alle drie de bedrijven binnen de Verzinkerij wordt gebruikt. Inkomende documenten – papier of per mail – moesten worden gedigitaliseerd waar nodig en gekoppeld aan het ERP-pakket. Daarmee zouden we volledig overzicht en inzicht kunnen creëren in het verloop van de communicatie met de klant.

De eerste fase verliep voorspoedig. Na de keuze voor MagSoft als projectpartner werden de zaken voortvarend aangepakt. De inkomende stroom documenten wordt in het vervolg gedigitaliseerd (gescand), de relevante gegevens worden herkend door de ORION Document Processing software van MagSoft, die op de centrale server draait. Vervolgens worden de herkende gegevens naar Navision geëxporteerd en kunnen de boekingen verder worden verwerkt. Om de medewerkers de mogelijkheid te geven het originele document in te zien, is een linkje in Navision aangebracht. Daarmee halen ze het image van bijvoorbeeld de factuur op om de gegevens te kunnen vergelijken met wat ze in de boeking hebben staan. Dit deel van de oplevering verliep prima.’

Fase twee verliep vanaf het begin moeizamer. Herps: ‘De projectleider van fase 1 was niet meer beschikbaar en dan merk je dat kennis en ervaring voor de begeleiding van een toch behoorlijk specialistisch project cruciaal is. Dat is wel wat onderschat, achteraf bezien. Vooral op integratie-aspecten liepen we vertraging op en dan heb je meerdere partijen nodig (waar onder ook de Navision leverancier) met kennis van zaken, zodat de uiteindelijk oplevering kan worden voltooid.’

Output op basis van voorkeur van klant

Gelukkig zijn MagSoft en de Verzinkerij er gezamenlijk in geslaagd de zaak op de rit te krijgen en de basis van fase 2 af te ronden. Herps: ‘Vanuit Navision worden de gegevens verzameld om de uitgaande facturen aan te maken. De opdracht en de bijbehorende factuurgegevens komen vanuit Navision.
ORION fungeert als ‘verdeler’ van de output en verzamelt de juiste documenten voor de juiste ontvanger. In ORION wordt op basis van de voorkeur die de klant heeft aangegeven de beslissing gemaakt: wordt het een papieren factuur of een digitale factuur die als pdf wordt gestuurd naar het email adres wat de klant heeft opgegeven? De klant, de ontvanger van de factuur, kan dus zelf aangeven bij De Verzinkerij of hij voortaan die factuur digitaal of als papieren factuur wil ontvangen. Ik vertel het nu snel, maar dat had wel enige voeten in aarde voordat het zover was. Voor de uitvoer hadden we namelijk een aantal MFP’s en de (print-)communicatie tussen ORION en de MFP’s verliep in de oorspronkelijke opzet niet goed. De gegevens uit ORION konden blijkbaar niet zomaar worden omgezet naar een PostScript file of pdf die kon worden geprint of gemaild. We beschouwen dit als een belangrijk leermoment en het geeft aan dat een volledige ketentest, ten tijde van de oplevering, ook hier essentieel is gebleken.’

Nu driekwart digitaal

‘Het resultaat: we zijn er in geslaagd om het systeem succesvol in gebruik te nemen. Er kunnen nog wat zaken aan worden toegevoegd, en daar gaan we het zeker nog over hebben, maar de basis is er. Het resultaat van die basis is bijvoorbeeld dat driekwart van de uitgaande facturen voortaan digitaal wordt uitgestuurd. De rest is nog op papier, maar dat scheelt ons op weekbasis al serieus geld, alleen al aan portokosten. Tijdens hoogtijdagen gaan hier zo’n 500 facturen per week de deur uit. En dan heb ik het nog niet over de efficiency hier intern. Als een klant nu belt kunnen we de hele historie van de uitgaande factuur of opdracht nagaan in Navision en in ORION. Dat geeft die klant aan de telefoon een goed gevoel. De winst in kwaliteit, tijd en gemak is aanzienlijk.’

Lessons learned en aanvullende wensen

Herps terugkijkend op het hele project: ‘Het is belangrijk voor de voortgang van zo’n project dat dezelfde mensen betrokken blijven. En achteraf zat ook een serieuze hobbel in de pure techniek die nodig is  voor de integratie tussen ORION – Navision – en de MFP’s. De valkuil voor een 2de fase: Met name in die fase ontbrak het aan iemand met de kennis en ervaring uit de oorspronkelijke kennismaking om een juiste vertaling naar de uitvoering te maken van wat we voor ogen hadden. ‘vers bloed’ inbrengen kan, maar vergt een extra ervaren programmeur/consultant en daarmee extra begeleiding en overdracht vanuit de 1st fase. Later is het allemaal goed gekomen, maar het had achteraf bekeken wel efficiënter gekund.’

En dan zijn er nog de aanvullende wensen die Herps graag ingevuld wil zien. ‘We hebben een aantal Navision licenties op basis van concurrent users. Dat betekent dat als die op een bepaald moment allemaal in gebruik zijn, en ORION tracht verbinding te maken, dat de facturen niet zomaar kunnen worden uitgestuurd. Op zich wel logisch, maar er komt momenteel nog geen geautomatiseerde  melding van. Pas later in het proces merk je dat de facturen nog niet zijn verstuurd. Dat is natuurlijk niet handig, dus dat wil ik graag anders zien, zodat de facturen later automatisch alsnog opnieuw worden ingelezen en verstuurd.’

Het is allemaal goed gekomen bij Verzinkerij Meerveldhoven BV. Het ging niet eenvoudig, maar de voordelen zijn er nu niet minder om. Herps: ‘Zoals ik al eerder aangaf: we hebben er veel van geleerd. Nu draait het naar tevredenheid en gaan we kijken naar mogelijke uitbreidingen.’

Reageren is niet mogelijk.