BCTN – Transport zonder de zware last van papieren documenten

Project
beeld bij BCTN case

Met het transport van goederen gaat een enorme papierwinkel gepaard, uiteenlopend van douanedocumenten, verzendopdrachten, transportdocumenten tot leveringsdocumenten en facturen etc.
Digitalisering scheelt BCTN heel veel tijd en fouten en dus veel geld!

Meer slagkracht, minder kosten

BCTN Meerhout, opgestart in 2006, vervoert jaarlijks bijna 300.000 containers via de binnenvaart van en naar de verschillende industrieën in België en is daarmee de grootste containerterminal in de Benelux.
Door de jaren heen is de container terminal in Meerhout uitgegroeid tot een volwaardig en groen alternatief voor het vervoer via de vrachtwagen.
Vandaag de dag maakt BCTN Meerhout deel uit van de BCTN Groep die ook zogenaamde ‘inland terminals’ in Nederland (Alblasserdam, Den Bosch, Nijmegen en Venray) heeft.

Digitale document verwerking

Het verwerken van al die transportdocumenten is een kritische en tijdrovende bezigheid. En juist daarom ook een proces waar veel winst te boeken valt:

  • Veel minder invoerwerk door automatische herkenning van gegevens door geavanceerde OCR
  • Overal en altijd beschikbaar en toegankelijk, ook voor geautoriseerde externe partijen
  • Sneller antwoord op vragen door direct inzicht in de documenten en hun status
  • Veel minder werk door bewaken van deadlines dankzij automatische herinneringen

Arbeidsintensieve papierwinkel

Gezien het groene imago van de binnenvaart is men In Meerhout al enige tijd erg actief met digitalisering van de documentstromen. Peter Raeymaekers, senior customer support: ‘Via de havens van Zeebrugge, Antwerpen en Rotterdam komen de containers Europa in, waarbij ze vanaf dag één gekoppeld zijn aan grote stapels informatie. Meestal op papier…’

PeterRaeymaekers

Die informatie gaat over de verzending, de verzender, de ontvanger, de goederen, de opdrachten, de opdrachtgevers etc.
BCTN stelt zich garant voor de juiste begeleiding van afhandeling van de goederen vanaf de haven tot aan het magazijn. We moeten er dus voor zorgen dat die hele papierwinkel op de juiste wijze wordt verwerkt. Dat papier daarvoor niet het ideale medium is, was ons allang
duidelijk.’

Facturen en transportdocumenten

Raeymaekers gaat verder: ‘Het handmatig invoeren van alle gegevens is arbeidsintensief en foutgevoelig. Daar zitten grote bedrijfsrisico’s aan vast. Daarom zijn we eens naar alternatieven gaan kijken. Allereerst voor de verwerking van inkomende facturen.
De overgang naar BCTN Groep betekende dat we met een nieuw financieel systeem gingen werken. Dat vormde in ieder geval een mooi aanknopingspunt om te starten met de digitalisering van de verwerking van onze inkomende facturen.
Het gaat bij BCTN echter met name om de transportdocumenten, zoals vrachtbrieven, douanepapieren, verzendopdrachten etc. Deze documenten komen deels al digitaal binnen via email en XML, andere zouden prima kunnen worden gedigitaliseerd. Maar dat geldt niet per definitie voor alle documenten.
Sommige documenten móeten bijvoorbeeld met de chauffeur mee naar de klant om fysiek te worden afgetekend.

Maatwerk met standaard software

We kwamen in contact met MagSoft, een ervaren bedrijf uit Nederland en haar ORION Document Processing software bood een mooi platform voor de oplossing van ons papierprobleem.’
ORION is een veelzijdig pakket waarmee verschillende soorten processen en documenten zijn te digitaliseren. Het is een standaard pakket, maar wel geheel naar eigen behoefte en wensen in te richten. Aanpassingen in workflows en schermen kunnen snel worden doorgevoerd. Ook de openheid naar andere backoffice systemen is erg goed in de ORION software.

Nu digitaal documenten verwerken

De meeste papieren documenten (zo’n 600 documenten per dag, exclusief de facturen) worden nu deels al in de havens gescand en de rest gebeurt in Meerhout.
Deze documenten, plus alle digitaal ingekomen stukken, worden vervolgens door de ORION Document Processing software geïmporteerd, herkend en verwerkt. De documenten en gegevens worden na de verwerking naar het Terminal Operating System (TOS) geëxporteerd, waar ze beschikbaar zijn voor verdere afhandeling.
Vrachtbrieven, die met de chauffeurs meegaan naar de klant, worden meteen voorzien van een barcode. Door die barcodes kunnen de documenten veel sneller worden verwerkt in het TOS. Ze komen na scanning automatisch bij de juiste opdracht terecht. Andere bij het transport horende documenten worden gescand (in Meerhout) en die gegevens gaan direct de organisatie in, aangestuurd door specifieke workflows vanuit ORION, die naadloos aansluiten op de werkprocessen van BCTN.

In no-time terugverdiend

Het grootste deel van de inkomende documentstroom gaat nu via digitalisering en de door ORION aangestuurde workflows, helemaal digitaal door de organisatie. Dat scheelt BCTN heel veel tijd, fouten en dus veel geld. Terwijl de investering eigenlijk minimaal was. Ik schat de projectkosten in totaal op amper 12.000 euro.
Dit systeem heeft zichzelf dus in no time terugverdiend.’

Reageren is niet mogelijk.