Het verzamelen van gegevens uit documenten

Met onze Smart Data Capture functies kunt u gegevens verzamelen uit gestructureerde documenten, zoals formulieren en vragenlijsten, maar juist ook uit complexe ongestructureerde documenten, zoals e-mail met of zonder bijlages, correspondentie, aanvragen, facturen, orders, etc., waar de benodigde gegevens overal, of juist nergens, in het document kunnen staan.

We gebruiken hiervoor technieken als OCR, Barcodeherkenning, Handschriftherkenning (ICR), OMR, Business Rules en Knowledge Bases.

Tekst herkenning (OCR)

Met OCR worden gedrukte tekens en tekst herkent in digitale afbeeldingen. Dit kunnen foto’s zijn, faxen of gescande documenten. OCR biedt geen 100% herkenning: het is gevoelig voor contrast, scherpte en vervuiling van de afbeelding. We gebruiken daarom verschillende OCR-engines in combinatie met elkaar, om zo de meest optimale herkenning te behalen.

Handschrift herkenning (ICR)

Het herkennen van handgeschreven tekst is en blijft een grote uitdaging. Echter, de laatste jaren is er grote vooruitgang geboekt op dit gebied. Inmiddels hebben we in verschillende projecten goede resultaten bereikt met het inzetten van ICR voor het herkennen van handgeschreven gegevens in documenten.

Barcode herkenning

Barcodes zijn de meest betrouwbare vorm voor het presenteren van gegevens ten behoeve van data capture. Ze zijn met name geschikt voor het overdragen van specifieke gegevens zoals dossier-, zaak- of casenummers, document- of formuliercodes, relatienummers, etc.
Om een optimale herkenning te behalen, gebruiken we ook hier een combinatie van meerdere barcode engines. Daarbij ondersteunen we bijna alle 1D – en 2D barcode formaten, o.a. QR Codes.

Keuzevak herkenning (OMR)

OMR (Optical Mark Recognition) is de herkenning van aangevinkte of zwart gemaakte vakjes of rondjes, bijvoorbeeld bij vragenlijsten. Iedere markering is gelinkt aan een antwoord of gegeven. Door het herkennen van deze markeringen kunnen we de gegevens verzamelen en doorgeven.

Validatie van gegevens

De betrouwbaarheid wordt verhoogd door de verzamelde gegevens automatisch of door gebruikers te laten valideren.

Formaat controles

Met behulp van Reguliere Expressies kunnen eenvoudige tot en met zeer complexe controles op het formaat van de gegevens worden uitgevoerd. Gegevens kunnen zelfs worden bewerkt of opgesplitst in meerdere waarden.

Database lookups

Het controleren van gegeven tegen een achterliggende database is een van de krachtigste validatie functies voor gegevens. Niet alleen kan zo een logische controle gedaan worden, maar kunnen ook aanvullende gegevens worden opgehaald.

Validatie regels, Business Rules

Met behulp van validatie regels kunnen logische controles worden uitgevoerd, bijvoorbeeld, klopt de Achternaam uit de database lookup met het Relatienummer met de gevonden achternaam. Of Is het Netto bedrag, plus de BTW bedragen en eventuele kortingen met het Bruto bedrag.

Controle door gebruikers

Gegevens kunt u ook door één of meerdere gebruikers laten valideren wanneer er geen automatische validatie mogelijk is, of een automatische validatie faalt, of het betrouwbaarheids-percentage van een herkenning onder een drempelwaarde blijft.

Knowledge bases

Tijdens de validatie van gegevens kunnen de gegevens worden verwerkt in een Knowledge Base, inclusief de acties van gebruikers. Hierdoor wordt het systeem steeds slimmer in het gebruik.

Direct naar uw toepassing, SharePoint of Alfresco

Met onze Smart Data Capture functies verwerkt u snel stapels facturen, orders, inschrijvingen, aanvragen, dossiers, etc., tot directe input voor uw administratieve systemen, financiële toepassingen of document management oplossingen zoals SharePoint en Alfresco.