Sneller werken tegen significant lagere kosten dan nu
… en nooit meer zoekgeraakte stukken!

Een digitale postkamer bespaart uw organisatie veel operationele kosten omdat de inkomende post niet meer handmatig gesorteerd en gerouteerd hoeft te worden.

De post wordt – gesorteerd op soort en prioriteit – direct op de juiste plek in de organisatie afgeleverd. Het maakt uw medewerkers veel productiever omdat ze sneller en gerichter zaken kunnen verwerken, sommige zelfs helemaal automatisch. En het maakt uw organisatie flexibeler en slagvaardiger omdat u beter kunt meten en besturen.

Realiseer forse besparingen op:

  • het sorteren van de post,

  • het distribueren van documenten,

  • het automatisch beantwoorden van correspondentie,

  • het snel beantwoorden van vragen,

  • het niet meer kwijt raken van documenten.

Automatisch sorteren en verdelen

Met een Digitale postkamer oplossing beheert u alle post die bij u binnenkomt. Normale post wordt eerst gescand. Maar Email en faxen worden meteen digitaal verzameld. Geavanceerde OCR (elektronische tekst herkenning) software classificeert en distribueert alle correspondentie naar de juiste afdelingen en behandelaars.

Op deze wijze is een organisatie in staat om alle inkomende en uitgaande documenten snel en efficiënt te verwerken, met een minimum aan handmatige handelingen.

Hoe werkt een Digitale Postkamer?

E-mail automatisch importeren

E-mails worden samen met hun bijlagen automatische geïmporteerd vanuit de mailboxen die u daarvoor opgeeft.

POST scannen, faxen doorsturen

Post die nog op papier binnenkomt wordt gescand met een MFP, Copier of scanner en wordt naar uw Account door­gestuurd. Faxen kunnen worden doorgestuurd naar hetzelfde Account.

Automatisch herkennen en sorteren

Zowel de gescande post als de e-mails en bijlagen worden door onze slimme software automatisch herkend en gesorteerd op documentsoort.
Dit is de sleutel tot een succesvolle Digitale Postkamer. Goede, slimme software neemt u het handmatige werk uit handen.

Documentsoort staat centraal

Die documentsoort staat centraal in de Digitale Postkamer app. Hieraan koppelt u de aflever-locatie (waar moet het document naartoe) en de prioriteit (hoe belangrijk is het document).
Welke documentsoorten dat zijn kunt u zelf instellen. Het is een zelflerend systeem dat maar een paar voorbeelden nodig heeft om een document te herkennen en dat steeds slimmer wordt gedurende het gebruik.

Automatische distributie

Na het herkennen stuurt de Digitale Postkamer app het document naar de opgeven Folder in SharePoint, in uw eigen SharePoint omgeving of Office 365. Wanneer een document niet herkend wordt, komt het in een Uitval folder, waar u het document kunt controleren en alsnog inleren.

Office 365 – SharePoint

Na de distributie staan de documenten in uw back-office ECM systeem, zoals bijvoorbeeld Office 365 of in uw eigen SharePoint omgeving, gesorteerd op documentsoort en prioriteit. Hier kunt u of uw ICT partner uw eigen overzichten, notificaties of workflows configureren voor een verdere verwerking of dossiervorming.