Verwerk uw facturen sneller, beter en tegen significant lagere kosten dan nu.

Zoekgeraakte facturen, onduidelijke procuratie, lange doorlooptijden.

Met de beste bedoelingen gaat het toch vaak mis. Want het verwerken van inkoopfacturen is een kritische en tijdrovende bezigheid. En juist daarom een proces waar veel winst te boeken valt: het verwerken van facturen gaat veel sneller, met minder fouten en met veel minder uren dan er nu voor nodig zijn.

De belangrijkste voordelen op een rijtje:

  • Track & Trace – sneller antwoorden door direct inzicht in waar een factuur ligt en wat de status is (wie, wat, waar)
  • Automatische opvolging – veel minder werk door automatische herinneringen door het automatisch zetten en bewaken van deadlines
  • Automatische herkenning – minder invoerwerk door automatische herkenning van alle relevante factuurgegevens, tot op het niveau van de factuurregels, door geavanceerde zelflerende software
  • Betere controle – door extra checks op budgetten en direct inzicht in afwijkingen, overschrijdingen en andere indicatoren
  • Governance en Compliance – voldoet aan de eisen van de Belastingdienst en accountants. Het proces is dermate goed afgedekt, dat de Belastingdienst goedkeuring heeft verleend en het proces heeft gecertificeerd in het kader van Horizontaal Toezicht
  • Online koppeling – alle informatie én alle documenten die gerelateerd zijn aan een factuur zijn na verwerking gemakkelijk toegankelijk in een compleet elektronisch archief, direct vanuit uw eigen financiële toepassingen: MS Dynamics AX en NAV, Afas, Exact, SAP, CODA, Oracle EBS, JD Edwards, etc.
Nooit meer facturen zoeken!
Nooit meer facturen zoeken!

MagSoft biedt een drietal toepassingen voor digitale factuurverwerking:

  • het Online factuurportaal, een cloud-service
  • het scannen, herkennen en boeken van inkomende facturen met ORION
  • het versturen van elektronische facturen (E-Invoice) inclusief gestructureerde gegevens

Online factuurportaal

Het Factuurportaal is een online Cloud-service voor factuurverwerking. Bedoeld om u te ontlasten en ontzorgen door al uw facturen voor u om te zetten naar factuurgegevens. Deze kunnen dan direct verwerkt worden in uw financiële software. Eenvoudig. Snel. Goedkoop.

Met het Factuurportaal verzamelt u 100% van de factuurgegevens. We controleren ze voor u op volledigheid en juistheid. Daar waar de factuurgegevens niet volledig of niet correct herkend zijn, vullen we deze aan.

We sturen de facturen als PDF naar u terug, samen met een standaard UBL2.0 of eigen XML formaat bestand, waarna ze direct in uw financiële software worden ingelezen.

Scannen, herkennen en boeken

Met ORION kunt u de facturen scannen en  herkennen. Dankzij de revolutionaire methode van de door ons ontwikkelde Déjà Vu module kunnen 95% (!) van de factuurgegevens automatisch herkend worden. Ook de factuurregels kan Déjà Vu herkennen.

Na het herkennen kunnen de facturen en de gegevens geregistreerd of geboekt worden in uw financiële applicatie.

E-Invoice: het digitaal versturen van uw facturen

U weet dat het printen, kopiëren, inpakken, frankeren, verzenden en archiveren van de facturen u veel tijd en geld kost. U weet ook dat E-Invoicing — het digitaal versturen van facturen — de oplossing hiervoor is. Maar u en uw ICT mensen zitten niet direct op een complex ICT project te wachten: met ons software platform kunt u snel, eenvoudig en goedkoop uw facturen digitaal versturen.

Elektronisch factureren is meer dan een PDF sturen

Een factuur in PDF formaat is geen elektronische factuur, alleen maar een digitaal plaatje van een factuur. Een elektronische factuur is een bestand dat volgens een bepaalde standaard geformateerd is en alle factuurgegevens bevat.
E-Invoicing ondersteunt de belangrijkste standaard formaten zoals UBL2.0 en UN/CEFACT II, maar is ook in staat om een klantspecifiek formaat te maken en versturen.