Onze Digitale Student Dossier oplossing zorgt voor het snel en betrouwbaar digitaliseren van de dossiers van uw studenten. Dit bespaart u tijd en geld. Daarnaast verhoogt u de betrouwbaarheid van uw informatiehuishouding waardoor een accountantscontrole snel kan worden uitgevoerd en (financiële) risico’s worden geminimaliseerd.

In samenwerking met Circle Software

Digitale Student Dossier (DSD) ondersteunt u bij het verzamelen van alle vormen van gegevens voor uw studentendossiers. Naast een eventueel bekostigingsdossier kunt u met deze toepassing ook het stagedossier, intakedossier, begeleidingsdossier, gemaakt werk dossier en pedagogisch dossier beheren. Op deze manier verkrijgen medewerkers (en studenten) inzage in het gedeelte van het dossier waartoe zij geautoriseerd zijn. U kunt hierbij denken aan inzage in handelingsplannen, toetsen, docentobservaties en contacten met externe en interne organisaties.

Samen met onze partner Circle Software, de marktleider op het gebied van documentbeheer voor het onderwijs, bieden we een oplossing die zorgt voor een compleet dossier dat uw medewerkers en snel kunnen raadplegen.

Scannen, herkennen en registreren

Standaard leveren wij de slimme scansoftware die, al dan niet met barcodes, het registratieproces volledig kan automatiseren. Ook controles op zaken als leeftijd deelnemer, handtekeningen (ouders), onderteking, etc. kunnen voor de toepassing worden geactiveerd.
Hierdoor hoeft u documenten niet meer handmatig te registreren, waardoor de invoertijd substantieel wordt verkort en de betrouwbaarheid van de registratie wordt verbeterd.

Ook kunnen wij uw e-mail postbussen “aftappen”, zodat alle poststukken die per e-mail naar u toegestuurd worden ook meteen digitaal worden verwerkt.

Registreren webformulieren

Naast de papieren (analoge) documenten kan u de registratie ook doen met behulp van intelligente webformulieren. Zonder tussenkomst van de gebruiker kan een aanvraag via een website in worden gelezen, beoordeeld, geregistreerd en beheerd worden.
Eventuele controleslagen (validaties) en een koppeling met webservices  van DUO/StudieLink is ook mogelijk.

Raadplegen

De bekostigingsdossiers zijn te raadplegen door te zoeken op basis van metadata (bijvoorbeeld naam of nummer van de student) maar ook op basis van vrije-tekst. Veel van de metadata worden geautomatiseerd overgenomen van het studenteninformatiesysteem. Hierdoor zijn de gegevens betrouwbaar én krijgt u in één oogopslag een totaalbeeld.

Integratie met Studentenadministratiesystemen

De toepassing Digitale Student Dossier is geïntegreerd met de studentenadministratiesystemen Icaris, Peoplesoft en nOISe, SAP, Edictis, EduArte, KRD (TripleA) en Magister. Dankzij deze herbruikbare koppelingen zullen projecten sneller, goedkoper en kwalitatief beter op worden geleverd.

Ten behoeve van volledigheid van het dossier zijn meerdere integraties mogelijk zoals AMN en Digitaal Doorstroom Dossier.

De toepassing Digitale Student Dossier is zowel beschikbaar op basis van SharePoint als het Verseon-platform van Circle Software, de marktleider op het gebied van bekostigingsoplossingen.

 

De voordelen op een rijtje:

  • Minimaliseren van uw risico’s: uw dossiers zijn compleet en betrouwbaar, onder andere door de automatische meldingen op (in)compleetheid;
  • Bespaart tijd: automatische verwerking en snel zoeken en vinden in plaats van geloop met dossiers voor opvragen en archiveren;
  • Bespaart kosten: minder werk, snellere processen en besparing op dure archiefruimte;
  • Bespaart ruimte door digitale opslag;
  • Verhoogt de service: snel iets vinden en snel beantwoorden van vragen;

 

We hebben de software, de kennis én de ervaring

MagSoft beschikt over alle onderdelen die nodig zijn voor het realiseren van een efficiënte Digitale Student Dossier (DSD) oplossing: van snelle scanners en geavanceerde (OCR) software tot en met de mensen en partners die de oplossing ook daadwerkelijk kunnen realiseren.