Het digitaliseren van grote aantallen documenten is veel werk: dat nemen wij u graag uit handen!

Hiervoor bieden wij een scan service waarbij we gebruik maken van professionele scanners en een speciaal team van ervaren medewerkers.
Wij zijn in staat om gedurende langere tijd zo’n 30.000 tot 250.000 pagina’s per dag(!) te verwerken, mét de garantie voor een constante en zeer goede kwaliteit. Op deze manier voeren wij conversies uit van miljoenen documenten voor zeer gerespecteerde organisaties.

Maximale kwaliteit van het resultaat door:

  • te werken met gemotiveerd en ervaren personeel dat besef heeft voor de waarde van de informatie die zij moeten verwerken;
  • te werken met de modernste apparatuur waarmee kwalitatief hoogwaardig scans gerealiseerd kunnen worden;
  • procedures te hanteren waarbij kwaliteitscontroles een integraal onderdeel van het uitvoeringsproces vormen;
  • een planmatige aanpak te hanteren zodat zowel organisatorisch als technisch aan de wensen van de klant voldaan wordt;
  • onszelf te zien als een verlengstuk van de organisatie waarvoor we werken en actief mee te denken om een goed resultaat te realiseren.

Papieren documenten worden gescand (in zwart-wit of kleur) en omgezet in TIFF, JPEG, PDF of PDF/A documenten, dé standaarden voor Document Management Systemen.

Tijdens het scan proces kunnen we zorgen voor het toevoegen van indexwaarden waarmee de documenten later kunnen worden teruggezocht. Dit kan handmatig gebeuren of automatisch door gebruik te maken van geavanceerde barcode, OCR, ICR of database technieken.

We zorgen dat de geconverteerde documenten, inclusief de gewenste index informatie, op de door u gewenste wijze worden aangeleverd. Bijvoorbeeld per CD, DVD, tape of internet.

Scanning On Demand is interessant!

Scanning On Demand is een interessant alternatief voor een grote conversie. In plaats van het scannen van alle documenten in één keer, wordt de conversie deel voor deel uitgevoerd, gestuurd door de vraag.
Scanning On Demand kent twee vormen: vooraf en achteraf.

Vooraf scannen

Hierbij wordt uw archief geïnventariseerd, geïndexeerd en overgenomen. De indexen worden wél een onderdeel van uw Document Management systeem, maar de documenten zelf niet.

Wanneer nu iemand een document opvraagt dat nog niet digitaal is, krijgt hij hiervan een melding. Ook onze scan-operators krijgen een melding. Zij halen het document of documentset (dossier) uit het archief en scannen het direct. De gescande documenten zijn direct na het scannen beschikbaar. De aanvrager krijgt hier ook een melding van.

Hoe lang de wachttijd tussen de aanvraag en het beschikbaar zijn is, ligt aan uw Service Level Agreement: dat kan zijn van enkele minuten tot bijvoorbeeld next-business-day.

Achteraf scannen

Hierbij wordt het dossier of het document bij terugkomst in het archief gescand. Hierdoor is het bij een volgende opvraging digitaal.

De voordelen zijn duidelijk:

  • geen grote investering in een conversie vooraf;
  • geen investering in het scannen van documenten die nooit meer worden opgevraagd;
  • ook de oude documenten zijn beschikbaar voor digitale verwerking;
  • u bespaart tijd;
  • u bespaart ruimte.
  • Papieren documenten worden gescand (in zwart-wit of kleur) en omgezet in TIFF, JPEG of PDF documenten, dé standaarden voor Document Management Systemen.

Tijdens het scan proces kunnen we zorgen voor het toevoegen van indexwaarden waarmee de documenten later kunnen worden teruggezocht. Dit kan handmatig gebeuren of automatisch door gebruik te maken van geavanceerde barcode, OCR, ICR of database technieken.