Een cloud applicatie voor Office 365 SharePoint.
U hoeft geen programma’s te installeren of te
onderhouden. Gewoon starten en gebruiken.

Hoe werkt een Digitale Postkamer?

E-mail automatisch importeren

E-mails worden samen met hun bijlagen automatische geïmporteerd vanuit de mailboxen die u daarvoor opgeeft.

POST scannen, faxen doorsturen

Post die nog op papier binnenkomt wordt gescand met een MFP, Copier of scanner en wordt naar uw Account door­gestuurd. Faxen worden doorgestuurd naar hetzelfde Account.

Automatisch herkennen en sorteren

Zowel de gescande post als de e-mails en bijlagen worden door onze slimme software automatisch herkend en gesorteerd op documentsoort.

Documentsoort staat centraal

Die documentsoort staat centraal in de Digitale Postkamer app. Hieraan koppelt u de aflever-locatie (waar moet het document naartoe) en de prioriteit (hoe belangrijk is het document).
Welke documentsoorten dat zijn kunt u zelf instellen. Het is een zelflerend systeem dat maar een paar voorbeelden nodig heeft om een document te herkennen en dat steeds slimmer wordt gedurende het gebruik.

Automatische distributie

Na het herkennen stuurt de Digitale Postkamer app het document naar de opgeven Folder in SharePoint, in uw eigen SharePoint omgeving of Office 365. Wanneer een document niet herkend wordt, komt het in een Uitval folder, waar u het document kunt controleren en alsnog inleren.

Office 365 – SharePoint

Na de distributie staan de documenten in Office 365 of in uw eigen SharePoint omgeving, gesorteerd op documentsoort en prioriteit. Hier kunt u of uw ICT partner uw eigen overzichten, notificaties of workflows configureren voor een verdere verwerking of dossiervorming.

Kenmerken Digitale Postkamer app

Document Capture

  • Van 100 tot 100.000 documenten per dag
  • Auto-import van email, scanners, faxen en mfps
  • Import via RESTful API uit uw eigen applicaties

Automatisch sorteren

  • Met maar een paar voorbeelden
  • Automatisch sorteren op vorm en inhoud
  • Naar soort document en prioriteit

Transformaties naar o.a.

  • PDF, Searchable PDF, PDF/A
  • Kleur naar zwart-wit of grijswaarden
  • Compressie of scaling naar lagere DPI

Opslag

  • Direct in Microsoft Office 365 folders
  • Of naar eigen Microsoft SharePoint
  • En bv Alfresco, Nuxeo, e.v.a. via CMIS

Operationeel

  • Als Cloud-based Platform-as-a-Service (PaaS)
  • Als Services via Azure, Microsoft’s Cloud Platform
  • Als Hybrid Cloud: deels On Premise, deels als Cloud