Elektronische factuurverwerking helpt organisatie bij efficiencyslag

Nieuws

Optimaal aandacht voor onderwijs dankzij procesoptimalisering bij SORG

De Stichting voor Onderwijs op Reformatorische Grondslag (SORG) heeft met de ingebruikname van de Orion Document Processing software van MagSoft, een grote stap vooruit in efficiency gezet. SORG is al langere tijd heel actief bezig met optimalisering en digitalisering van informatie-intensieve processen. ‘Uiteindelijk is onze primaire taak het onderwijs, niet het administreren. Dus alles wat niet direct met het onderwijs te maken heeft, moet onze organisatie zo min mogelijk belasten’, aldus Jan Kleppe, coördinator Financiële Zaken binnen de sector Centrale Diensten.

Met in totaal een elftal locaties (ca. 9000 leerlingen en ca. 900 medewerkers), is de Stichting voor Onderwijs op Reformatorische Grondslag (SORG) een substantiële organisatie. Met navenant intensieve administratieve processen. Om zoveel mogelijk tijd, aandacht, middelen en mensen beschikbaar te hebben en te houden voor het onderwijs, heeft SORG haar administratie behoorlijk gedigitaliseerd. Jan Kleppe: ‘Binnen Centrale Diensten faciliteren we de leerlingenregistratie en –administratie, personeelszaken en financiële zaken. Dat is een fors takenpakket en mijn taak ligt vooral bij (coördinatie van) de financiële zaken en de leerlingenadministratie. Ook daarvoor zetten we zoveel en zo vaak als mogelijk digitale hulpmiddelen in. Efficiency is een groot goed als je beperkte middelen hebt. Want ons doel is uiteindelijk om de leerlingen maximaal te voorzien in het onderwijs waar zij voor hebben gekozen.’

Combinatie DM en factuurverwerking

SORG werkt al langere tijd met een wat ouder systeem. Dat systeem wordt niet meer doorontwikkeld en daarom is, na een marktinventarisatie, gekozen voor Circle Software, voor onder meer een digitaal documentmanagement systeem en (het beheer van) de digitale leerlingendossiers. Dat systeem is aangevuld met de Document Processing software Orion van MagSoft, een van de specialisten in de markt om inkomende documenten snel door de organisatie te loodsen. Kleppe: ‘Destijds zijn we overgestapt naar Circle Software en zij adviseerden ons om voor de verwerking van inkomende factuurstromen in zee te gaan met hun partner, MagSoft. Daar hadden ze goede ervaringen mee.’

Als onderliggend financieel systeem maakt SORG gebruik van AFAS Software. ‘Een demonstratie van Orion had ons al snel overtuigd van het gemak wat het ons zou kunnen bieden. De koppeling van Orion naar AFAS kwam wel vaker voor, dus die verbinding werkt heel goed’, aldus Kleppe. ‘De verwerking van onze 15.000 inkomende facturen, zou dus geen enkel probleem meer vormen. De op papier inkomende facturen worden gescand en gaan naar de Orion server. Wel hebben we een apart e-mailadres voor de digitaal binnenkomende facturen, dat is ruim 50% van het totaal. Die mails gaan naar de Orion server, net als de gescande facturen en worden vervolgens verwerkt door Orion.’

Praktijk weerbarstig

Nu is de praktijk altijd iets weerbarstiger dan de theorie, zo ook in dit geval. Kleppe: ‘Er moest nog wel wat extra worden gesleuteld aan de software om echt helemaal aan onze wensen te kunnen voldoen. Er waren bijvoorbeeld wat extra velden nodig (onder meer voor de specifieke locatie) voor een optimale herkenning van de factuur. Dat werk zat weliswaar niet in de planning, maar de mensen van MagSoft hebben dat goed opgelost. Uitgangspunt voor die aanpassingen voor ons was, dat als een factuur dezelfde kenmerken heeft als een eerdere factuur, de verwerking ook op dezelfde manier moet gebeuren. Het systeem helpt ons om alleen na te hoeven denken over de uitzonderingen en niet over de stroom ‘standaardfacturen’. Op deze manier hebben we het totale boekingsproces kunnen versnellen en verder automatiseren. Voordat deze aanpassingen aangebracht waren, werden dergelijke kenmerken handmatig toegevoegd aan de boeking. Dat kost echter meer tijd en werkt bovendien fouten in de hand. Het aangepaste systeem is ook snel nieuwe zaken aan te leren, een groot voordeel. In de praktijk wordt nu ongeveer 80% van de velden direct goed herkend. Die facturen kunnen via Orion meteen naar AFAS op de juiste boekingsplaats. Al met al hebben we hier een flinke winst mee geboekt.’

Kritische kanttekening

Kleppe zou Kleppe echter niet zijn als hij niet toch een paar kritische kanttekeningen zou hebben. ‘Met name op het gebied van de managementrapportages uit Orion zouden we wel wat meer willen. De informatie die er uit komt, is wat al te technisch en globaal. Daar heb je niet zo heel veel aan als managementrapport. De rapportages uit Orion geven niet op al mijn vragen als coördinator antwoord. Ik zou graag direct informatie willen over wie welke facturen heeft verwerkt en hoe lang de doorloop van de factuur is of wat de status is. Nu zie je wel dat er nog iets is te doen aan een factuur, maar niet wat precies of door wie. Dat ontbreekt er aan. We hebben daarom zelf een linkje gemaakt naar QlickView. Die kijkt in de database bij Orion en haalt daar dan de gewenste informatie naar boven en rapporteert die. Dat zou eigenlijk niet nodig hoeven zijn.’

Kleppe heeft toch voor een on premise installatie gekozen, ondanks alle ontwikkelingen op cloud-gebied. ‘Dat was niet eens om veiligheidsredenen, veel meer om technische redenen.’

Wensen

Er zijn voor de toekomst nog wel wat aanvullende wensen. Kleppe: ‘We willen straks ook ons contractbeheer gaan digitaliseren. Dan zou het heel praktisch zijn als die contracten en de bijbehorende factuur bij binnenkomst aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Als een factuur dan helemaal voldoet aan de zogenaamde verplichtingen die aan het contract gekoppeld zijn, dan zou die verder automatisch door het systeem kunnen worden verwerkt.’

Vooralsnog heeft SORG haar zaakjes goed voor elkaar en kan de grootste hoeveelheid tijd, aandacht en middelen inderdaad aan de opleiding van de leerlingen worden besteed. Kleppe: ‘Alles bij elkaar genomen hebben we een flinke stap vooruit gezet, maar we gaan het in de toekomst nog beter doen.’

Reageren is niet mogelijk.