DSW – Tijd- en efficiencywinst door Business Process Optimization

Project
DSW-4

Straight Through Processing als basis voor goed geoliede zorgverzekeraar

DSW Zorgverzekeraar was een regionale zorgverzekeraar die na de invoering van de Zorgverzekeringswet in 2006 optimaal heeft kunnen profiteren van de bedoelde marktwerking. Zonder de inzet van geavanceerde ICT (lees: scantechnologie en Business Process Optimization) zou dat echter nooit hebben gekund. Digitalisering én digitaal werken zijn in de ogen van Marianne Smit, adviseur Proces Innovatie en projectleider Document Management, de basisprincipes om succesvol te zijn en te blijven. Met automatiseringspartner MagSoft en de herkenningssoftware module Prosar-Aida is DSW erin geslaagd een aantal processen die voorheen veel handmatig werk inhielden nagenoeg volledig Straight Through Processing (STP) te maken.

DSW Zorgverzekeraar haalt eind van het jaar altijd de landelijke pers als zijnde de eerste zorgverzekeraar die de premies voor het nieuwe jaar bekend maakt. En dan volgt de rest. De in vergelijking met de andere grootmachten kleine zorgverzekeraar loopt dus duidelijk voorop als het gaat om innovatie en slagvaardigheid.

Smit: ‘Omdat je geen onbeperkte budgetten tot je beschikking hebt, richtten wij ons heel bewust op het verhogen van de efficiency van processen. Daarbij hebben we er altijd voor gekozen te werken met een eigen ICT-afdeling: zelf applicaties bouwen en deze direct aanpassen als er wetgeving verandert. Dan hoeven wij niet te wachten op updates van software en dergelijke. Dat houden we helemaal zelf in de hand. Het streven is om die processen zover te optimaliseren dat we echt volledige STP bereiken. Dus geen mensenhanden meer tijdens het verloop van het proces. Dan heb je echter te maken met een hele keten. En niet iedereen inde keten is al zo ver. We zijn echter optimistisch en komen nu al een heel eind.’

DSW-2

Verwerking declaraties

Omdat een belangrijk deel van de documentverwerking betrekking heeft op inkomende declaraties heeft DSW getracht daarin winst te boeken. Smit: ‘Door direct te integreren met systemen van bijvoorbeeld bij ons aangesloten contractanten (zorgverleners als tandartsen) hebben we daarin al grote stappen gemaakt. Een juiste codering van de verleende zorg maakt dat die declaraties zo door het proces lopen en betaalbaar kunnen worden gesteld. Dat verloopt al standaard. Een deel van de declaraties blijft echter op papier of via de mail in pdf formaat binnenkomen.

Daar zochten we destijds een oplossing voor en die hebben we gevonden in de combinatie van MagSoft en de OCR software module Prosar –Aida die door Paradatec uit Duitsland is gemaakt. MagSoft verkoopt en implementeert deze bij  klanten in Nederland en België. Prosar-Aida is heel geavanceerde herkenningssoftware die in staat is ongestructureerde informatie vanaf ongestructureerde document te extraheren en zo de juiste data op de juiste plaats in het proces te brengen. Door aan de hand van een referentie-set documenten de software helemaal te ‘finetunen’, zijn we erin geslaagd daar maximaal resultaat mee te boeken. Dat kost in het voortraject wel wat meer werk, maar je bereikt er wel mee dat het hele proces uiteindelijk veel sneller verloopt met minder stagnering door niet of niet met de juiste zekerheid herkende data. Voordeel voor ons was wel dat een oud-collega als IT-architect bij MagSoft is terecht gekomen. Hij wist natuurlijk precies wat er binnen DSW speelde.’

Lastige materie

Het aantal declaratiesoorten neemt zienderogen toe, maar door toename van de standaardisering scheelt het zorgverzekeraars toch veel tijd en moeite om die te verwerken. Smit: ‘Goede afspraken over hoe je bepaalde handelingen codeert en verwerkt maakt het proces makkelijker verwerkbaar aan onze kant. En het betekent dat de zorgverlener sneller zijn geld krijgt en de consument ook veel eerder weet waar hij aan toe is met betrekking tot wat wel vergoed wordt, welke eigen bijdrage etc. Niettemin komt er nog altijd aardig wat op papier binnen. Dat blijft lastige materie, maar door dit proces te optimaliseren, zijn we erin geslaagd daar flinke tijdwinst te boeken.’

Prosar-Aida herkent nagenoeg alle data die nodig zijn om de declaraties juist te verwerken. Maar niet alles. Smit: ‘Of niet alles met de gewenste zekerheid. Die documenten worden vervolgens via een Data Entry applicatie, ProKey, verwerkt. Je moet het zo zien, Kofax is bij ons de scanapplicatie, Prosar-Aida is de aanvullende software die de data maximaal herkent, verifieert en valideert. Dan vindt vervolgens de export van de herkende data plaats via Kofax naar onze backoffice systemen. De ‘uitvallers’ worden dus via ProKey verwerkt en het streven is om die verwerking ook zo geautomatiseerd mogelijk te laten verlopen aan de hand van validatie-algoritmen en tabellen die alleen de relevante mogelijkheden aangeven, zodat steeds minder mensenhanden nodig zijn. Aan de documenten gekoppelde keywords kunnen het proces van aanvullen nog verder optimaliseren, doordat dan groepen documenten alvast voorgeselecteerd naar de juiste groep in de organisatie gaan.’

Snelheid is alles. En daar is DSW zich heel goed van bewust. Smit: ‘Maar snelheid mag nooit ten koste van de kwaliteit gaan. Daarom zijn wij blij met de combinatie van de kennis en ervaring van MagSoft met de geavanceerde Prosar-Aida software. Dat scheelt ons veel geld.’ De business case was destijds dan ook snel gemaakt: binnen een half jaar was het systeem al terugverdiend.

Digitaal werken

En DSW gaat steeds verder in die geautomatiseerde verwerking. Smit: ‘We hebben nu ook een foto-app in gebruik, waarbij informatie bijvoorbeeld direct via die app kan worden geüpload naar DSW. Vervolgens gaat die informatie dezelfde route als het papier, via Prosar-Aida herkennen, waar nodig nog aanvullen via ProKey en dan richting backoffice systemen. Op die manier willen we straks alle papieren en elektronische stromen van inkomende documenten of informatie gaan verwerken. Ons streven is om op die manier niet alleen te digitaliseren, maar ook volledig digitaal te werken en te verwerken.’

DSW

Met al die optimalisatieslagen heeft DSW al eerder de aandacht van de markt weten te vangen: al in de jaren negentig heeft de organisatie en Award gekregen voor de procesoptimalisatie. En ook de markt weet DSW voor haar innovatieve kracht te waarderen, gezien de nog immer gestage groei.

Reageren is niet mogelijk.