Telerex, distributeur van technische onderdelen vaart wel bij digitalisering

Project
Telerex Breda Factuurverwerking MS Dynamics AX

Complexe buitenlandse facturen scannen, herkennen en verwerken als geïntegreerde oplossing met Microsoft Dynamics AX

Telerex Nederland B.V. heeft een aantal grote stappen voorwaarts gemaakt. Het digitaliseren van de inkomende factuurstroom, tot en met de procesautomatisering en een volledige integratie met MS Dynamics AX (voorheen Axapta) loopt als een trein. Samen met document processing specialist MagSoft is Telerex Nederland B.V. erin geslaagd een naadloze koppeling te maken tussen de Document Processing software van MagSoft en MS Dynamics AX.
En juist die koppeling vormt een belangrijke schakel in de gehele automatisering van het factuurverwerkingsproces. Zo zeer zelfs dat beide partners daar ook voordelen in zien voor anderen in de markt.

Telerex Nederland B.V. is onderdeel van de 8 Lakes Group. Met vestigingen in België, Nederland, Frankrijk en Taiwan, een jaaromzet van ca. 50 miljoen EUR en meer dan 130 medewerkers, zet de 8 Lakes Groep alle middelen in om de geprefereerde leverancier te zijn van producten en oplossingen voor de industriële en professionele markt in de Benelux en Noord Frankrijk. Het hoofdkwartier van de groep is gevestigd in een gloednieuw eigen bedrijfspand op het Bredase bedrijvenpark Minervum.

Kwaliteit tot in alle geledingen

Ritchy Olij, Manager of Operations: ‘Telerex, met vestigingen in Antwerpen en Breda, is een technisch importeur en distributeur van elektronische en elektromechanische componenten voor de apparaten-, machine- en applicatiebouw en de OEM-markt (dus het leveren van dergelijke componenten onder een ander label).

Opgericht in 1970 is Telerex de stamhouder van de huidige 8 Lakes Groep, met een omzet van meer dan 25 miljoen euro en een ISO 9001 certificering op zak. We beheren voorraad, regelen de logistieke verwerking (rond de distributie) van de componenten en geven onze klanten advies, want intern beschikken we over een grote productkennis. Kortom het is een grote organisatie met veel complexe en omvangrijke processen, waarin veel informatie rondgaat. Net als alle andere processen rondom onze diensten en producten willen we voor de administratieve processen de hoogste kwaliteit & efficiëntie halen.

Dat is de reden waarom alle bedrijven binnen de 8 Lakes Group gebruik maken van dezelfde ICT en hetzelfde software platform, onder meer dus MS Dynamics AX. We investeren veel tijd, moeite en geld om dat voor elkaar te krijgen om zo voor de gebruikers een zo prettig en efficiënt mogelijke werkomgeving te creëren.’

Project eDoc essentieel voor groeiplannen

Sander Mertens, Business Intelligence & Application consultant: ‘De visie binnen de 8 Lakes Group is om te kunnen blijven groeien. Daarvoor is het noodzakelijk dat alle administratieve processen en informatiestromen zoveel mogelijk worden gestandaardiseerd en geoptimaliseerd. Eén van die belangrijke informatiestromen behelst de inkomende facturen van onze talrijke vooral internationale toeleveranciers.

Tot een aantal jaren geleden werden die allemaal nog handmatig verwerkt. Ze kwamen grotendeels op papier binnen, moesten handmatig worden ingevoerd en vervolgens verder verwerkt in het ERP-systeem, in ons geval dus MS Dynamics AX. Dat kost serieus veel tijd. In deze vorm waren 3 fte’s gemoeid met het werk. Los van de tijd die dit kost, is er ook een gerede kans op het maken van fouten bij het invoeren. Eenmaal fout lopen de kosten rond de verwerking van zo’n factuur snel op.

Daar wilden we dus stappen maken. Daarvoor werd een project opgestart, project eDoc. We hadden echter wel wat eisen en de belangrijkste daarvan was dat de herkenning van de factuur op lijnniveau moest kunnen plaatsvinden. Elk onderdeeltje – letterlijk – op de factuur moest kunnen worden herkend. Alleen het herkennen van debiteur-, crediteur- en factuurgegevens is niet genoeg voor ons. Dan zou er nog veel handwerk mee gemoeid zijn voor de verdere verwerking.’

Keuze voor MagSoft

‘MagSoft kwam uit de selectie als beste tevoorschijn. Zij konden een-op-een leveren wat wij wilden met betrekking tot de herkenning van de facturen tot op lijnniveau, zij hadden een betere prijsstelling dan de concurrentie en konden de vragen die we hadden aangegeven in de aanbesteding helder en naar tevredenheid beantwoorden.

De test met een aantal van de bestaande facturen toonde aan dat zij het best begrepen waar wij naartoe wilden. En dat was best lastig, want die buitenlandse facturen zien er nu eenmaal anders uit dan Nederlandse. Neem alleen al het gebruik van een punt of komma in het getal. Dat klinkt simpel, maar het moet wel even ingeregeld worden, zodanig dat het snel en foutloos wordt herkend.

De Orion Déjà Vu software bleek daarin heel goede resultaten te halen. Ten slotte  – maar dat werd uiteraard pas later duidelijk – bleek MagSoft een prettige partner om mee samen te werken.’

Resultaat indrukwekkend

Het resultaat is dat de papieren facturen bij binnenkomst worden voorzien van een barcode (uniek boekingsnummer), worden gescand en samen met de elektronisch aangeleverde pdf-facturen doorgestuurd naar de herkenningssoftware van MagSoft, om ze daarna verder te verwerken. De papieren factuur wordt nadien gearchiveerd.

Orion herkent in de meeste gevallen direct de factuur en weet dan waar hij alle factuurgegevens kan vinden en moet verwerken. Vanuit Orion worden alle gegevens van de factuur (gecontroleerd en eventueel gecorrigeerd door een medewerker) als XML-bestand geëxporteerd naar MS Dynamics AX, tezamen met een PDF versie. Daar worden de bestanden ingelezen en de bijbehorende boekingen aangemaakt.

Binnen MS Dynamics AX worden de facturen op lijnniveau getoond in een controlescherm, waar eventuele correctie en desgewenst dataverrijking gedaan wordt. Als laatste worden de ingelezen documenten gekoppeld (als pdf) aan de boekingen in MS Dynamics AX; deze PDF reist continu mee. Daarmee heeft de medewerker altijd visueel de beschikking over een digitaal exemplaar van het origineel, mocht ergens een vraag over zijn. Als alles goed is bevonden wordt de factuur betaalbaar gesteld.

Invoice Matching Microsoft Dynamics AX Telerex
Imported invoices Microsoft Dynamics AX

3-way matching

De matching van de facturen aan het geleverde en de inkooporder gebeurt helemaal in het begin van het proces: niet binnen is niet boeken. De resultaten van het matchen worden met een visuele indicatie in het controlescherm getoond. Alleen de kostenfacturen, verreweg het kleinste deel van de inkomende facturen, worden nu nog niet volledig automatisch verwerkt (de goedkeuring is nog niet digitaal), maar dat is de volgende stap van het hele traject.

‘In plaats van 3 fte hebben we nu nog maar 1,5 fte nodig, en daarmee zijn we in staat om meer te doen. Het is niet dat die andere fte’s weg zijn, maar bij de financiële administratie zit natuurlijk niemand te wachten op het handmatig invoeren van gegevens van facturen. Nu kunnen ze het proces van verwerken verder versnellen en zijn wij als organisatie in staat om door te groeien (zowel in kwantiteit als kwaliteit), zonder dat we ons druk hoeven te maken over of de backoffice het wel aankan.’

Horizontaal Toezicht Belastingdienst

Het proces is dermate goed afgedekt, dat de Belastingdienst goedkeuring heeft verleend en het proces heeft gecertificeerd in het kader van Horizontaal Toezicht. ‘Dat betekent dat ze kunnen ‘meekijken’ hoe wij de processen laten verlopen’, aldus Olij: ‘Dat is een bijzonder groot voordeel. Je weet dan dat je je processen op orde hebt, dat is een pre naar de klanten en leveranciers toe, die steeds vaker om certificeringen en andere zekerheden vragen.’

Connector goud waard

Een essentieel onderdeel van de hele factuurverwerking is de koppeling van Orion naar MS Dynamics AX. Mertens: ‘Daarin hebben we samen met MagSoft opgetrokken. Binnen de 8 Lakes Group hebben we ook softwareontwikkelaars en samen met de techneuten van MagSoft zijn we erin geslaagd om die koppeling naadloos ‘in te klikken’.

Dat werkt zo goed dat we nu ook gezamenlijk de markt op willen met die koppeling, de connector naar MS Dynamics AX. Het is eigenlijk in het belang van alle betrokkenen in de supply chain, dat we kunnen beschikken over dezelfde middelen om het verwerkingsproces zo soepel mogelijk te laten verlopen. Snel, soepel, foutloos en nagenoeg zonder tussenkomst van mensenhanden. Dat is het ultieme doel. En daarin is deze connector volgens ons goud waard.’

Het mooie is dat de medewerkers eerst best sceptisch waren, maar nu de stap is gemaakt naar de volgende versie van MS Dynamics AX, was de eerste voorwaarde die ze stelden dat eDoc wel moet werken… Na Breda gaan binnenkort ook Parijs en Taiwan op dezelfde wijze de inkomende facturen verwerken. En dat is een uitdaging, want die Chinese tekens zijn nog niet zo eenvoudig.

Orion gaat voor steeds meer processen ingezet worden. Olij tot slot: ‘Deze vorm van digitalisering heeft haar intrede gedaan in de factuurverwerking, maar er zijn nog legio andere mogelijkheden. En we zijn van plan die allemaal te gaan benutten…’

Reageren is niet mogelijk.