Digitale Studenten- en Bekostigingsdossiers

Nieuws
Circle Software DBD

Onze Digitale Bekostigingsdossiers oplossing zorgt voor het snel en betrouwbaar digitaliseren van uw bekostigingsdossiers. Dit bespaart u tijd en geld. Daarnaast verhoogt u de betrouwbaarheid van uw informatiehuishouding waardoor een accountantscontrole snel kan worden uitgevoerd en (financiële) risico’s worden geminimaliseerd.

In samenwerking met Circle Software

Om in aanmerking te komen voor de bekostigingsvoorwaarden voor studenten, moeten u kunnen bewijzen dat alle ‘wettelijke documenten’ die verbonden zijn aan de inschrijving van een deelnemer, zijn ingeleverd. Wij ondersteunen u bij het aanleggen van bekostigingsdossiers. Samen met onze partner Circle Software, de marktleider op het gebied van bekostigingsoplossingen, bieden we een oplossing die zorgt voor een compleet dossier dat uw medewerkers en snel kunnen raadplegen.

De toepassing Digitale Bekostigingsdossiers ondersteunt u bij het verzamelen van alle vormen van gegevens voor uw bekostigingsdossiers. Naast een eventueel bekostigingsdossier kunt u met deze toepassing ook het stagedossier, intakedossier, begeleidingsdossier en pedagogisch dossier beheren. Op deze manier verkrijgen medewerkers (en studenten) inzage in het gedeelte van het dossier waartoe zij geautoriseerd zijn. U kunt hierbij denken aan inzage in handelingsplannen, toetsen, docentobservaties en contacten met externe en interne organisaties.

Scannen, herkennen en registreren

Standaard leveren wij de slimme scansoftware die, al dan niet met barcodes, het registratieproces volledig kan automatiseren.
Hierdoor hoeft u documenten niet meer handmatig te registreren, waardoor de invoertijd substantieel wordt verkort en de betrouwbaarheid van de registratie wordt verbeterd.

Ook kunnen wij uw e-mail postbussen “aftappen”, zodat alle poststukken die per e-mail naar u toegestuurd worden ook meteen digitaal worden verwerkt.

Registreren webformulieren

Naast de papieren (analoge) documenten kan u de registratie ook doen met behulp van intelligente webformulieren. Zonder tussenkomst van de gebruiker kan een aanvraag via een website in worden gelezen, beoordeeld, geregistreerd en beheerd worden.
Eventuele controleslagen (validaties) en een koppeling met webservices  van DUO/StudieLink is ook mogelijk.

Raadplegen

De bekostigingsdossiers zijn te raadplegen door te zoeken op basis van metadata (bijvoorbeeld naam of nummer van de student) maar ook op basis van vrije-tekst. Veel van de metadata worden geautomatiseerd overgenomen van het studenteninformatiesysteem. Hierdoor zijn de gegevens betrouwbaar én krijgt u in één oogopslag een totaalbeeld.

Integratie met Studentenadministratiesystemen

De toepassing Digitale Bekostigingsdossiers is geïntegreerd met de studentenadministratiesystemen Icaris, Peoplesoft en nOISe, SAP, Edictis, EduArte, KRD (TripleA) en Magister. Dankzij deze herbruikbare koppelingen zullen projecten sneller, goedkoper en kwalitatief beter op worden geleverd.

Ten behoeve van volledigheid van het dossier zijn meerdere integraties mogelijk zoals AMN en Digitaal Doorstroom Dossier.

De toepassing Digitale Bekostigingsdossiers is zowel beschikbaar op basis van SharePoint als het Verseon-platform van Circle Software, de marktleider op het gebied van bekostigingsoplossingen.

 

De voordelen op een rijtje:

  • Minimaliseren van uw risico’s: uw dossiers zijn compleet en betrouwbaar, onder andere door de automatische meldingen op (in)compleetheid;
  • Bespaart tijd: automatische verwerking en snel zoeken en vinden in plaats van geloop met dossiers voor opvragen en archiveren;
  • Bespaart kosten: minder werk, snellere processen en besparing op dure archiefruimte;
  • Bespaart ruimte door digitale opslag;
  • Verhoogt de service: snel iets vinden en snel beantwoorden van vragen;

 

Reageren is niet mogelijk.