Digitale Postkamer voor Office 365 SharePoint

Nieuws
Document Processing

Al uw e-mail, faxen en post direct in de juiste folder in Office 365 SharePoint, gesorteerd op onderwerp en prioriteit.
Uw service verbeterd doordat u sneller reageert, onafhankelijk of u op kantoor bent of onderweg, tegen significant lagere kosten dan nu!

… en nooit meer zoekgeraakte stukken!

Hoe werkt een Digitale Postkamer?

E-mail automatisch importeren

E-mails worden samen met hun bijlagen automatische geïmporteerd vanuit de mailboxen die u daarvoor opgeeft.

POST scannen, faxen doorsturen

Post die nog op papier binnenkomt wordt gescand met een MFP, Copier of scanner en wordt naar uw Account door­gestuurd. Faxen kunnen worden doorgestuurd naar hetzelfde Account.

Automatisch herkennen en sorteren

Zowel de gescande post als de e-mails en bijlagen worden door onze slimme software automatisch herkend en gesorteerd op documentsoort.

Documentsoort staat centraal

Die documentsoort staat centraal in de Digitale Postkamer app. Hieraan koppelt u de aflever-locatie (waar moet het document naartoe) en de prioriteit (hoe belangrijk is het document).
Welke documentsoorten dat zijn kunt u zelf instellen. Het is een zelflerend systeem dat maar een paar voorbeelden nodig heeft om een document te herkennen en dat steeds slimmer wordt gedurende het gebruik.

Automatische distributie

Na het herkennen stuurt de Digitale Postkamer app het document naar de opgeven Folder in SharePoint, in uw eigen SharePoint omgeving of Office 365. Wanneer een document niet herkend wordt, komt het in een Uitval folder, waar u het document kunt controleren en alsnog inleren.

Office 365 – SharePoint

Na de distributie staan de documenten in Office 365 of in uw eigen SharePoint omgeving, gesorteerd op documentsoort en prioriteit. Hier kunt u of uw ICT partner uw eigen overzichten, notificaties of workflows configureren voor een verdere verwerking of dossiervorming.

Strategisch voordeel

Uw organisatie wordt meteen veel slagvaardiger: daar waar documenten nu nog met de hand worden gesorteerd en verdeeld, worden ze met de digitale postkamer binnen enkele seconden direct bij de juiste persoon of groep afgeleverd, waar deze zich op dat moment dan ook bevinden.
Uw mensen kunnen veel sneller reageren op vragen en dat levert u een belangrijk strategisch voordeel op.

Nooit meer zoekgeraakte stukken

Vanaf het eerste moment van binnenkomst wordt alle post vastgelegd en gevolgd. U kunt snel en eenvoudig een bericht vinden en volgen.

Verhoogt de efficiency

De post wordt direct aangeleverd in de door u aangegeven werkbak, voorzien van de juiste prioriteit. Hierdoor kan men sneller reageren om zaken inhoudelijk afhandelen.

Verbetert de (klanten)service

Met behulp van een Digitale Postkamer kunt u sneller reageren op vragen van uw cliënten en partners. Dat levert u een belangrijk strategisch voordeel op.

Verhoogt de flexibiliteit

Door het digitaliseren is de post overal en altijd te bereiken. Verder kunt u snel en eenvoudig de behandeling aanpassen, bij tijdelijke pieken extra mensen toevoegen en nieuwe activiteiten starten.

Tegen significant lagere kosten dan nu!

Elimineert de handmatige handelingen voor het sorteren, classificeren en rondbrengen van de post of algemene e-mail.

Reageren is niet mogelijk.