Cartal-Rijsbergen zet het mes in de papieren facturen

Project
Cartal Rijsbergen

In 2010 kwamen de automotive bedrijven Cartal (Noord-Holland) en Rijsbergen (Zuid-Holland) tot een fusie. Het nieuwe bedrijf Cartal-Rijsbergen Automotve met het hoofdkantoor in de Amsterdamse Westpoort, kreeg door die fusie meer slagkracht in deze hevige concurrentiemarkt. Maar ook op het gebied van de administratie kwamen meer mogelijkheden door de schaalvergroting. Het elektronisch verwerken van meer dan 100.000 inkomende facturen (eerst de onkostenfacturen en binnenkort de goederenfacturen) en de koppeling aan MS Dynamics AX scheelt het bedrijf meerdere fte’s aan verwerkingskosten. Specialist MagSoft stond met de Orion Document Processing en Workflow software aan de basis van dit succes.

Hans Koeleman is financial manager bij Cartal-Rijsbergen Automotive. ‘Wij zijn actief op het gebied van verkoop van automaterialen, equipment, banden, gereedschappen en accessoires. We hebben momenteel negentien vestigingen in Noord-Holland en Zuid-Holland en een groot centraal magazijn, waarmee we dagelijks onze doelgroepen van onder andere vrije garages, dealers, merkspecialisten, fitters, fleetowners en schadebedrijven bedienen.
Bedrijven waarvan wij producten en diensten afnemen, zoals computers, kantoorbenodigdheden, catering of glazenwassers etc. zorgen voor een forse inkomende factuurstroom. Deze onkostennota’s belopen zo’n 150 facturen per dag. Veel daarvan kwamen tot voor kort nog op papier binnen en de handmatige afhandeling ervan kostte ons veel tijd en energie. En dan is er nog het risico van fouten bij handmatige verwerking. Op het moment van de fusie kregen we de middelen en omvang om daar wat aan te doen. Elektronische factuurverwerking levert ons een forse besparing op.’

Marktverkenning

Een korte marktverkenning maakte duidelijk dat er veel aanbieders zijn in dit segment van informatiedigitalisering. Koeleman: ‘We hebben een drietal bedrijven uitgenodigd om hun oplossing eens voor te leggen. Daarvan sprak MagSoft met het Orion Document Processing platform om documenten te digitaliseren, de inhoud ervan te herkennen en die gegevens direct te koppelen aan ons backoffice systeem, Microsoft Dynamics AX, ons het meest aan. Die koppeling, samen met de prijsstelling, gaf voor ons de doorslag. De concurrentie was simpelweg een stuk duurder, terwijl we niet het gevoel hadden er dan meer voor te krijgen. Bovendien speelde mee dat MagSoft aantoonbaar al veel ervaring had op dit gebied. Dat gaf ons het vertrouwen dat het goed zou komen.’

Geen handmatige invoer meer

De praktijk was echter niet helemaal standaard. Koeleman: ‘In Microsoft Dynamics AX hadden we in de loop der tijd behoorlijk wat maatwerk gebouwd en dan blijkt dat zo’n koppeling met een andere applicatie ook niet helemaal standaard meer kan. Daar moest aan worden gesleuteld, maar eerlijk is eerlijk, dat heeft MagSoft prima opgelost.’ Inmiddels werkt het systeem op volle toeren met de inkomende onkostenfacturen. Koeleman: ‘Dat zijn die 150 facturen per dag die ik noemde. Deels worden die als PDF aan ons gestuurd, maar een groot deel komt nog op papier binnen. Die worden nu gedigitaliseerd (gescand) en de scan wordt door de Orion-software helemaal ontleed en de juiste gegevens komen op de juiste kostenplaats in MS Dynamics AX. Een digitale kopie van de factuur wordt meteen opgeslagen in Orion als archiefexemplaar. Vervolgens wordt via vooraf gedefinieerde werkstromen de factuurafhandeling aangestuurd en gaat de factuur langs de juiste procuratiehouders, budgethouders, etc. Alle toestemmingen kunnen hierdoor snel en elektronisch worden afgehandeld en dat scheelt ons veel tijd in de totale afhandeling. Er is geen handmatige invoer meer nodig. Alleen de uitzonderingen waar iets bijzonders mee is, worden nu nog handmatig gedaan.’

Toetsen aan bestaande contracten

De gedigitaliseerde en herkende facturen worden (digitaal) meteen aan de lopende contracten getoetst om te controleren of alles binnen de afspraken valt. Koeleman: ‘De Orion-software kan de gegevens uit de factuur direct matchen met bestaande afspraken met bepaalde leveranciers. Scheelt ons weer veel tijd en moeite. Als een factuur buiten de afspraken valt, wordt die door het systeem meteen apart gezet. Daar kan dan actie op worden ondernomen. Alle contracten en facturen staan op die manier ‘onder toezicht’. Als alles echter voldoet, wordt zo’n factuur volledig automatisch afgehandeld en betaalbaar gesteld. De goedkeuring is er immers al?’

De facturen die per e-mail als PDF binnenkomen worden automatisch door Orion geleid en doorlopen vervolgens hetzelfde proces als de gescande papieren facturen. Koeleman: ‘Inmiddels sturen steeds meer leveranciers hun factuur als PDF en dat scheelt alweer handelingen, omdat we dan niet hoeven te scannen. Alleen met dit deel van de oplossing besparen we al 2 fte. En we zijn er nog niet.’

Volgende fase

Inmiddels is ook de volgende fase begonnen: de verwerking van goederenfacturen. Koeleman: ‘Dat zijn veel grotere aantallen. Leveranciers die ons hun goederen leveren, die wij vervolgens verkopen en uitleveren aan onze klanten, sturen uiteraard ook facturen. Een aantal factuurstromen van grote leveranciers handelen we helemaal automatisch af via EDI. Maar dat kan niet bij alle leveranciers. Er zijn er nog genoeg die hun factuur op papier of via e-mail met een PDF sturen.

Het verschil met de onkostennota’s is echter, dat aan deze factuur een inkooporder is gekoppeld. Niet alleen moet de herkenning van de factuurgegevens kloppen, maar de levering moet worden geverifieerd met de inkooporder. Met Orion zijn we in staat ook dat proces volledig te automatiseren. Als alles verloopt volgens plan kunnen we daarmee nog een aantal fte besparen. In totaal worden daarmee jaarlijks meer dan 100.000 facturen elektronisch afgehandeld.

Dit systeem verdient zichzelf heel snel terug, dat moge duidelijk zijn.’

Reageren is niet mogelijk.